EINKAUF UND FINANCE
Vom Rechnungseingang bis zur Buchung. smartWorkflow gleicht Bestellungen und Wareneingänge ab, verteilt Kosten nach Ihren Regeln und verbindet Ihre ERP- und Finanzsysteme.
VOM EINGANG BIS ZUR BUCHUNG
Viele Kostenstellen, fehlende Wareneingänge oder unterschiedliche Zielsysteme: smartWorkflow verarbeitet Ihre Rechnungen im fachlichen Zusammenhang.
Sie bestimmen, was automatisch weiterläuft und wann ein Mitarbeiter den Fall prüfen muss.
Posteingang auslesen, Geschäftsvorgänge erkennen und Sammelscans in einzelne Dokumente aufteilen. PDFs, Scans und unterstützte E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD fließen in denselben Prozess.
Rechnungspositionen mit Bestellungen und Wareneingängen verbinden – auch anhand von Artikelbezeichnungen. Zuschläge nach hinterlegten Regeln bewerten.
Buchungssätze aufbauen, Kosten verteilen und erforderliche Prüfungen sowie Freigaben durchlaufen.
Bei erfüllten Bedingungen kann automatisch im vorgesehenen System gebucht werden. Die Archiv-Anbindung übernimmt die Ablage in Ihrer eingerichteten Archivlösung.
MATCHING MIT KONTEXT
Rechnungspositionen lassen sich auch über Artikelbezeichnungen zuordnen, wenn die Artikelnummern nicht exakt übereinstimmen. Vorhandene Wareneingänge und Lieferscheine ergänzen den Zusammenhang.
Metall- oder Dieselzuschläge werden anhand hinterlegter Regeln bewertet. Ungeklärte Abweichungen führen in den vorgesehenen Workflow.
Ist die Rechnung vor der Ware da, kann der Prozess auf den erforderlichen Wareneingang warten und anschließend fortgesetzt werden.
Bei erfüllten Abgleich-, Prüf- und Freigabebedingungen kann die Rechnung automatisch im vorgesehenen System gebucht werden.
IHR BESTELLABGLEICH
Besprechen wir, wie Ihre Wareneingänge, Zuschläge und Freigaberegeln im Rechnungsprozess zusammenspielen.
Eine Rechnung betrifft viele Kostenstellen. Positionen müssen auf unterschiedliche Sachkonten verteilt werden. Steuerkennzeichen und weitere Buchhaltungsdimensionen hängen vom jeweiligen Geschäftsvorfall ab.
smartWorkflow baut Buchungssätze nach Ihren fachlichen Regeln auf – auch für Rechnungen ohne Bestellbezug. Die Logik kann beispielsweise Tankkartenabrechnungen, Leasingrechnungen und wiederkehrende Aufteilungen berücksichtigen.
„Verteile die Wartungskosten für Anlage A zu 60 Prozent auf Produktion und zu 40 Prozent auf Instandhaltung.“
Berechtigte Anwender können Regeln in natürlicher Sprache hinterlegen. Änderungen werden mit dem verantwortlichen Benutzer protokolliert. Weitere Buchungs- und Freigabevorgaben gelten weiterhin.
Ihre Kostenaufteilung entsteht jeden Monat in Excel? Kopieren Sie die Tabelle in den Chat des Rechnungsvorgangs. Der Agent übernimmt die vorgegebene Aufteilung für diesen Monat und setzt sie in die entsprechenden Buchungszeilen um.
So lässt sich beispielsweise eine umfangreiche Cloudrechnung auf mehrere Kostenstellen und die benötigten Buchhaltungsdimensionen verteilen. Sie können das Ergebnis direkt neben dem Originalbeleg prüfen. Die eingerichteten Prüfungen und Freigaben gelten weiterhin.
Bei umfangreichen Mobilfunkrechnungen liest smartWorkflow die Rufnummern und die zugehörigen Kosten aus dem Dokument. Steht die Kostenstelle bereits auf der Rechnung, kann sie direkt übernommen werden.
Fehlt diese Angabe, ergänzt der Benutzer die Zuordnung von Telefonnummer zu Kostenstelle. smartWorkflow merkt sich diese Zuordnung und kann sie bei der nächsten Verarbeitung wieder nutzen.
Die gespeicherten Zuordnungen sind für berechtigte Anwender einsehbar und zentral änderbar. So bleibt das Wissen aus der Bearbeitung fachlich überprüfbar und pflegbar.
Für die Steuerzuordnung lassen sich Prüfregeln und die benötigten Steuercodes des ERP hinterlegen. smartWorkflow liest Zahlungsbedingungen und Leistungszeiträume aus und kann passende Abgrenzungen vorschlagen.
VERIFIKATION UND KONTIERUNGSASSISTENZ
Bei der KI-Extraktion prüfen mehrere Sprachmodelle die Ergebnisse gegeneinander. Stimmen sie überein, wird das Ergebnis als verifiziert markiert. Modellabweichungen führen zur gezielten Prüfung.
Dieses Konsensverfahren nennen wir Green Voting. Fachliche Regeln, Bestellabgleich und erforderliche Freigaben ergänzen die Prüfung.
Historische Buchungen und kreditorbezogene Buchungshinweise fließen in Kontierungs- und Buchungsvorschläge ein. Berechtigte Anwender können Vorschläge und Regeln durch Interaktion mit dem System verfeinern.
Auch konkrete Zuordnungen werden wiederverwendbar – etwa Telefonnummer zu Kostenstelle. Benutzer ergänzen fehlende Zuordnungen, die bei der nächsten Verarbeitung bekannt sind. Berechtigte Anwender können die gespeicherten Zuordnungen zentral einsehen und ändern.
FÜR DIE MENSCHEN IM PROZESS
Eine gemeinsame Bearbeitung vom sichtbaren Beleg bis zur Übergabe an Buchhaltung und Archiv.
Der Originalbeleg bleibt neben den erfassten Daten und Buchungspositionen sichtbar. Abweichungen zwischen Rechnungsdaten und Stammdaten werden angezeigt und können gezielt geprüft werden.
KI-Kommentare fassen durchgeführte Prüfungen und Zuordnungen zusammen. Die Workflowansicht zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand, die vorgesehenen weiteren Schritte und die zuständigen Personen. Rückfragen bleiben im Chat beim Vorgang.
Freigaben sind auch auf Smartphone und Tablet möglich. Lazy Approval ermöglicht die Rechnungsfreigabe direkt aus der E-Mail – innerhalb des eingerichteten Freigabeprozesses.
smartWorkflow integriert sich in Ihre Archivlandschaft. SharePoint kann mit der dafür erforderlichen Konfiguration und internen Kontrollen als Archivziel eingebunden werden. Die Einrichtung richtet sich nach dem gewählten Archivierungskonzept.
DEN ZUSAMMENHANG WEITERDENKEN
GUT ZU WISSEN
Für die KI-Verarbeitung werden in Europa gehostete Instanzen eingesetzt. Ihre Geschäftsdaten werden nicht zum Training öffentlicher Modelle verwendet.
Ja. smartWorkflow kann Buchungssätze anhand Ihrer Regeln aufbauen, beispielsweise mit Sachkonten, Kostenstellen und weiteren Buchhaltungsdimensionen. Anschließend folgen die eingerichteten Prüfungen und Freigaben.
Strukturierte Rechnungsdaten bilden den Eingang in den Prozess. Danach bleiben beispielsweise Kostenstellenaufteilungen, Steuerzuordnung, Bestellabgleich und Freigaben erforderlich. smartWorkflow verbindet die Erfassung mit diesen fachlichen Schritten.
Ihr eingerichteter Prozess bestimmt die erforderlichen Freigaben. Bei erfüllten Abgleich-, Prüf- und Freigabebedingungen ist eine automatische Buchung möglich. Fälle außerhalb der Regeln gehen in die vorgesehene Bearbeitung.
Ja. Unterschiedliche Einkaufs-, Produktions- und Finanzsysteme können eingebunden werden. Welche Daten gelesen und welche Vorgänge im jeweiligen System geschrieben werden, wird bei der Einführung festgelegt.
SMARTWORKFLOW KENNENLERNEN
Eine typische Rechnung oder ein wiederkehrender Ablauf ist ein guter Einstieg. Im Gespräch klären wir, was smartWorkflow übernehmen kann, wo Ihr Team entscheidet und welche Systeme wir anbinden.
